Spesen- und Abrechnungsbetrug: erkennen, vorbeugen, richtig reagieren

Spesenabrechnungen sind Routine: ein Hotel, ein Mittagessen mit einem Kunden, ein paar hundert Kilometer im eigenen Auto. Gerade weil jeder Vorgang klein ist, wird selten genau hingesehen. Spesen- und Abrechnungsbetrug nutzt diese Lücke.

Typische Formen des Spesenbetrugs

Die Maschen unterscheiden sich vor allem darin, ob der Beleg selbst falsch ist oder nur die Angaben dazu. Zu den Formen gehören:

• erfundene oder selbst erstellte Belege für Ausgaben, die es nie gab
• echte Belege mit nachträglich erhöhtem Betrag
• private Ausgaben, die als dienstlich abgerechnet werden, etwa ein Essen im Familienkreis als Kundenbewirtung
• derselbe Beleg zweimal eingereicht, einmal im Original und später als Kopie oder Foto
• gebuchte und abgerechnete Reisen, die storniert wurden, ohne dass die Erstattung zurückfließt
• zu viele oder erfundene Kilometer bei Fahrten mit dem eigenen Auto

Strafrechtlich kann jede dieser Formen Betrug sein. Nach § 263 StGB macht sich strafbar, wer in Bereicherungsabsicht durch Vorspiegelung falscher Tatsachen einen Irrtum erregt und dadurch das Vermögen eines anderen schädigt; das Gesetz sieht Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder Geldstrafe vor ^[5]. Wer einen Beleg fälscht oder einen gefälschten Beleg benutzt, kann zusätzlich eine Urkundenfälschung nach § 267 StGB begehen ^[6]. Darf jemand selbst über Geld des Unternehmens verfügen, etwa mit einer Firmenkreditkarte, kommt bei Missbrauch auch Untreue nach § 266 StGB in Betracht ^[7].

Spesenbetrug ist eine Form des Betrugs durch Beschäftigte. In der Studie "Occupational Fraud 2026" der Association of Certified Fraud Examiners, die 2.402 Fälle aus 143 Ländern und Gebieten auswertet, dauerte ein typischer Fall 12 Monate bis zur Aufdeckung ^[10]. Mehr als die Hälfte der Fälle geschah, weil interne Kontrollen fehlten oder umgangen wurden ^[10]. Weitere Formen stehen unter Innentäter: Betrug durch Beschäftigte.

Welche Regeln für Reisekosten und Bewirtung gelten

Wie viel ein Unternehmen erstattet, regeln Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder eine Reisekostenrichtlinie. Für die Prüfung hilft es aber, die steuerlichen Grenzen zu kennen, weil viele Richtlinien sich daran orientieren. Erstattungen von Reisekosten an Beschäftigte außerhalb des öffentlichen Dienstes sind nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, soweit sie die als Werbungskosten abziehbaren Beträge nach § 9 EStG nicht übersteigen ^[4].

Zwei Regeln aus § 9 Abs. 4a EStG werden bei Abrechnungen oft übersehen. Stellt der Arbeitgeber während der Reise eine Mahlzeit zur Verfügung, etwa ein Frühstück im bezahlten Hotel, ist die Verpflegungspauschale zu kürzen: für ein Frühstück um 20 Prozent und für Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 Prozent der Pauschale für einen vollen Kalendertag ^[2]. Außerdem ist der Abzug der Verpflegungspauschalen auf die ersten drei Monate einer längerfristigen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt ^[2]. Wer die volle Pauschale neben einem bereits bezahlten Hotelfrühstück abrechnet, begeht damit nicht automatisch einen Betrug; es ist aber eine typische Stelle, an der Prüfung und Schulung ansetzen sollten.

Was ein Bewirtungsbeleg enthalten muss

Für den Nachweis einer Bewirtung muss der Steuerpflichtige schriftlich Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen angeben ^[1]. Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, genügen Angaben zu Anlass und Teilnehmern, und die Rechnung über die Bewirtung ist beizufügen ^[1]. Für die Prüfung im Unternehmen sind genau diese Angaben der Ansatzpunkt: Ein Anlass wie "Kundengespräch" ohne Namen der Gäste oder eine Rechnung von einem Tag, an dem die Person laut Kalender im Urlaub war, sind Gründe für eine Nachfrage.

Warnzeichen in Abrechnungen

Die folgenden Auffälligkeiten sind eine eigene Zusammenstellung der Redaktion. Keine davon beweist einen Betrug, jede ist aber eine Nachfrage wert:

• Belege nur als Kopie oder Foto, obwohl ein Original vorliegen müsste
• Beträge, die auffällig oft knapp unter einer internen Freigabegrenze liegen
• Bewirtungen ohne Teilnehmerliste oder mit immer denselben Gästen
• Fahrten, die nicht zu Terminen im Kalender oder im Kundensystem passen
• deutlich mehr Belege als bei Kolleginnen und Kollegen mit ähnlichen Aufgaben
• Hotel- oder Flugbuchungen, die später storniert wurden, aber abgerechnet bleiben
• Rechnungen eines Lieferanten, dessen Preise ohne Grund steigen, wenn immer dieselbe Person bestellt

Auf das Verhalten zu achten, lohnt sich ebenfalls: In der ACFE-Studie 2026 zeigten 84 Prozent der Täter mindestens ein auffälliges Verhaltensmerkmal ^[10]. Ein einzelnes Merkmal ist kein Verdacht; zusammen mit auffälligen Abrechnungen ist es ein Grund, genauer hinzusehen.

Der letzte Punkt führt vom Spesenbetrug zur Absprache mit Lieferanten. Wie Unternehmen sich dagegen schützen, steht unter Lieferantenbetrug.

Vorbeugen: Richtlinie, Prüfung und zweite Freigabe

Steuerlich verlangt die Finanzverwaltung von Unternehmen ein internes Kontrollsystem. Nach den GoBD hat der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren, zum Beispiel Funktionstrennungen, Erfassungskontrollen mit Plausibilitätsprüfungen und Abstimmungskontrollen ^[9]. Für Spesen heißt das in der Praxis: Wer abrechnet, gibt nicht selbst frei, und die Software prüft Pflichtfelder und doppelte Belege. Die Beschreibung des Kontrollsystems ist nach den GoBD Teil der Verfahrensdokumentation ^[9]; wer die Spesenprüfung beschreibt und protokolliert, hat also auch steuerlich etwas davon. Wie eine zweite Freigabe organisiert wird, beschreibt die Seite Vier-Augen-Prinzip.

In der ACFE-Studie 2026 waren Kontrollen gegen Betrug mit geringeren Schäden und schnellerer Aufdeckung verbunden ^[10]. 43 Prozent der Fälle wurden durch Hinweise aufgedeckt, und mehr als die Hälfte dieser Hinweise kam von Beschäftigten ^[10]. Die Studie zeigt außerdem, dass Taten von Inhabern und Führungskräften im Median mehr als neunmal so hohe Schäden verursachten wie Taten von Angestellten ^[10]. Abrechnungen der Geschäftsleitung gehören deshalb genauso in die Prüfung wie die von neuen Kolleginnen und Kollegen. Ein einfacher, vertraulicher Meldeweg gehört ebenfalls zur Vorbeugung, ebenso wie Schulungen, die erklären, wo erlaubte Spesen enden. Wie solche Schulungen aussehen, steht unter Beschäftigte für Betrug sensibilisieren.

Aus unserer Sicht sollte Kontrolle nicht nach Generalverdacht aussehen. Stichproben nach einem festen Verfahren, die alle treffen können, wirken fairer als gezielte Kontrollen einzelner Personen ohne Anlass.

Wenn ein Verdacht aufkommt

Bei einem Verdacht sind Ruhe und Beweise wichtiger als Schnelligkeit, mit einer Ausnahme: der Frist für eine fristlose Kündigung. Nach § 626 BGB kann ein Arbeitsverhältnis aus wichtigem Grund ohne Kündigungsfrist gekündigt werden, wenn dem Kündigenden die Fortsetzung unter Abwägung aller Umstände nicht zuzumuten ist; die Kündigung ist nur innerhalb von zwei Wochen möglich, gerechnet ab dem Zeitpunkt, an dem der Kündigungsberechtigte von den maßgebenden Tatsachen erfährt ^[8].

Das Bundesarbeitsgericht hat am 06.09.2007 (2 AZR 264/06) entschieden, dass ein erwiesener Spesenbetrug an sich einen wichtigen Grund zur fristlosen Kündigung bildet und selbst bei einem einmaligen Vorfall und einem geringen Betrag ausreichen kann ^[11]. Im selben Fall war die Kündigung trotzdem unwirksam, weil der Arbeitgeber den Betrug nicht beweisen konnte und auch die Voraussetzungen einer Verdachtskündigung nicht vorlagen ^[11]. Das zeigt, worauf es ankommt: Belege, Buchungen und Abgleiche sichern, bevor jemand angesprochen wird.

1. Abrechnungen, Originalbelege, Buchungen und Kalendereinträge sichern und den Zugriff darauf beschränken.
2. Arbeitsrechtlichen Rat einholen, bevor die betroffene Person angesprochen wird, und dabei die Zwei-Wochen-Frist im Blick behalten ^[8].
3. Betriebsrat und Datenschutz einbinden, wenn Daten von Beschäftigten ausgewertet werden.
4. Prüfen, ob eine Anzeige erstattet werden soll. Wie das geht, beschreibt Betrug anzeigen.
5. Zu Unrecht erstattete Beträge zurückfordern und mit der Steuerberatung klären, ob Lohnabrechnungen oder Steuererklärungen zu korrigieren sind.

Die Schritte 1 und 3 bis 5 sind Empfehlungen der Redaktion ohne eigene Quelle. Ob eine Versicherung Schäden durch eigene Beschäftigte trägt, hängt vom Vertrag ab; einen Überblick über Versicherungen gegen Betrugs- und Cyberschäden gibt Cyberversicherung für Unternehmen.

1. Gesetz § 4 EStG: Gewinnbegriff im Allgemeinen (Abs. 5 Satz 1 Nr. 2). Bundesministerium der Justiz. Stand ohne Datum. abgerufen am 29.10.2026
2. Gesetz § 9 EStG: Werbungskosten (Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a, Abs. 4a). Bundesministerium der Justiz. Stand ohne Datum. abgerufen am 29.10.2026
3. Gesetz § 5 BRKG: Wegstreckenentschädigung. Bundesministerium der Justiz. Stand ohne Datum. abgerufen am 29.10.2026
4. Gesetz § 3 EStG (Nr. 16). Bundesministerium der Justiz. Stand ohne Datum. abgerufen am 29.10.2026
5. Gesetz § 263 StGB: Betrug. Bundesministerium der Justiz. Stand ohne Datum. abgerufen am 29.10.2026
6. Gesetz § 267 StGB: Urkundenfälschung. Bundesministerium der Justiz. Stand ohne Datum. abgerufen am 29.10.2026
7. Gesetz § 266 StGB: Untreue. Bundesministerium der Justiz. Stand ohne Datum. abgerufen am 29.10.2026
8. Gesetz § 626 BGB: Fristlose Kündigung aus wichtigem Grund. Bundesministerium der Justiz. Stand ohne Datum. abgerufen am 29.10.2026
9. Behörde Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), AO-Handbuch 2025 Anhang 33. Bundesministerium der Finanzen. Stand 2025. abgerufen am 29.10.2026
10. Studie Occupational Fraud 2026: A Report to the Nations, Key Findings. Association of Certified Fraud Examiners. Stand 2026. abgerufen am 29.10.2026
11. Nachschieben eines Kündigungsgrundes: Spesenbetrug (BAG, Urteil vom 6.9.2007, 2 AZR 264/06). Betriebs-Berater, Deutscher Fachverlag. Stand 29.02.2008. abgerufen am 29.10.2026

Zuletzt geprüft am 30.10.2026, nächste Prüfung spätestens im Oktober 2027. Fehler entdeckt? Schreib uns.